בחירת חדר ישיבות היא עניין לא פשוט, שכן היא דורשת לבחון מספר של קריטריונים שכולם חשובים ומהותיים עבור ניהול פגישות נעימות ופרובוקטיביות. איך בוחרים חדרי ישיבות להשכרה? מה חשוב לדעת ומה צריך לבחון מראש? במאמר זה איגדנו עבורכם טיפים חשובים ושימושיים שיעזרו לכם בתהליך בחירת חדר ישיבות.
בחרו חדרי ישיבות להשכרה עם מערכות ישיבה נוחות
אנחנו אולי לפעמים נוטים לשכוח, אבל בסופו של דבר אנו מתכוונים בעיקר לשבת בתוך חדרי ישיבות להשכרה. ברוב המוחלט של הזמן, הנוכחים יהיו ישובים מסביב לשולחן, ולעיתים הפגישות יכולות לקחת שעות רבות – כך שמערכות ישיבה נוחות הן בגדר חובה עבור חדרי ישיבות להשכרה. חשוב שתוודאו שבחדר שאתם מתכננים להשכיר ישנן מערכות ישיבה מרווחות, נוחות, שאינן בלויות או לא תקינות, כדי שהמשתתפים בפגישות יוכלו לשבת עליהם במשך שעות בנעימים.
וודאו שהוא נמצא בלוקיישן מרכזי
דבר שחשוב לברר לפני שבוחרים חדרי ישיבות להשכרה הוא הלוקיישן שלהם. במידה ואתם מתכננים כנס, סדנא, פגישה גדולה וכולי, שמצריכה הגעה של המשתתפים אל חדר ישיבות, חשוב שהלוקיישן של חדר הישיבות יהיה מרכזי, בבניין שנוח להגיע אליו, עם דרכי הגעה נוחות כמו קווי אוטובוס, וגם כמובן מקומות חנייה מסודרים.
בחירת חדר ישיבות מאובזר
בכדי לוודא שהפגישה שלכם תעבור חלק, תהיה פרודוקטיבית ותאפשר לכולם להתנהל בה במקצועיות ואפקטיביות, חשוב מאוד שתוודאו כי אתם בוחנים אך ורק חדרי ישיבות להשכרה בעלי מערכת אודיו טובה, מסך גדול ואיכותי, חיבור יציב לאינטרנט במידה ויהיה צורך בשיחת זום, מיקרופונים תקינים וכולי.
בחירת חדר ישיבות מאוורר
תחשבו על זה – אתם מתכננים לשבת בתוך החדר שתשכרו במשך שעות, יחד עם לא מעט אנשים – מה שיכול להפוך לסיטואציה לא נעימה בכלל במידה ולא תשקלו בחירת חדר ישיבות מאוורר היטב. במידה והחדר שתבחרו לא יהיה מאוורר היטב, בעל מספר חלונות שניתן לפתוח או מערכת איוורור/קירור תקינה, כנראה שתצרו מרחב מחניק וחם שיקשה על אנשים להתרכז וייצור אווירה לא נעימה בכלל.
חדרי ישיבות להשכרה חייבים להיות מוארים היטב
בחירת חדר ישיבות להשכרה באופן מושכל צריכה לקחת בחשבון את העובדה שגם אם הפגישה שלכם התחילה בשעות היום וגם אם היא מכוונת יותר לזמני הערב והלילה – חשוב לבחור חדרי ישיבות להשכרה אשר מגיעים מוארים היטב, גם באור טבעי וגם בתאורה מלאכותית נעימה ותקינה, שאינה מהבהבת או משמיעה רעשים שיקשו על אנשים להתרכז.
אל תשכחו את הכיבוד
ישיבות ארוכות מצריכות אנרגיה מרובה מכלל המשתתפים, ועל כן בחירת חדר ישיבות ללא פינת כיבוד קל, עם ציוד מתאים להכנת קפה או עמדת המיועדת לרענון, היא אינה בחירה נכונה. וודאו כי החלל שתבחרו מגיע עם אפשרות לעמדת רענון שכזו ותוכלו להיות בטוחים שכולם יהיו ערניים וחיוניים בפגישה שלכם.
ממה כדאי להיזהר כאשר ניגשים לבחור חדר ישיבות?
- היזהרו שלא לבחור בחדר ישיבות שאינו תואם את מספר האנשים שהוא אמור להכיל, וודאו שלכל אחד יש מקום מרווח לצד השולחן
- בחרו חדר ישיבות הנמצא בתוך מבנה ובו בתי שימוש, בכדי לאפשר למשתתפים להגיע אליהם בקלות במהלך הפגישה ללא צורך לעזוב את הבניין או לבזבז זמן בחיפוש אחר חדרי שירותים שיגזול מהפגישה
- ערכו בדיקה מוקדמת של הציוד בחדר הישיבות כדי לוודא שהכל תקין, שלא יצוצו בעיות או הפתעות לא נעימות בדיוק כשצריך להעלות מישהו לשיחה וירטואלית
לסיכום
בחירת חדר ישיבות הינה חלק מהותי מתוך תהליך תכנון הפגישה, הכנס או הסדנא שלכם, וחשוב שתקחו בחשבון קריטריונים מהותיים כמו מערכות האיוורר בחדר, התאורה, גודל החדר, האיבזור שלו וכדומה, בכדי לאפשר לכם לקיים פגישות באופן חלק ללא בעיות.
